Artikel ini menjelaskan cara mengambil email dari catatan tertentu dengan mereferensikan tabel lain di Airtable, dan mengimplementasikan koneksi antar tabel menggunakan kolom RecordId.
Menggunakan fitur Automations untuk mengatur otomatisasi pengiriman email notifikasi ke email yang terkait dengan catatan saat komentar baru dibuat.
Menunjukkan cara menggunakan fitur pengiriman Gmail untuk mengirim email ke pengguna tertentu berdasarkan kondisi yang telah ditentukan
Kali ini, kami ingin mengirimkan email kepada orang yang pertama kali memberikan pendapat ketika ada komentar yang diberikan.
Karena tabel tempat pendapat diberikan dan tabel tempat komentar diberikan berbeda, diperlukan semacam koneksi. (Jika ada fungsi vlookup di Excel, itu akan sangat mudah)
Di Airtable, setiap tabel memiliki nilai ID unik. Kami akan menggunakan nilai tersebut untuk mengambil nilai dari tabel lain.
Pada kolom RecordId, tekan tombol kanan dan pilih Edit.
Klik Edit field dan pilih Link to another record.
Pilih tabel tempat pendapat diberikan (Table 1) dan tekan Simpan.
Pada Add lookup field, pilih 'email' yang ingin diambil.
Setelah menyimpan, nilai RecordId mungkin berubah. Hal ini karena sistem mengambil baris pertama dari tabel yang terhubung. Untuk mengatasi masalah ini, kita akan mengubah baris pertama dari tabel pertama menjadi Record ID.
Pindah ke tabel pertama (Table 1) dan tambahkan kolom. Jenis kolomnya adalah Formula. Kemudian, masukkan nilai record_id() di kotak di bawahnya.
Maka, kolom yang menampilkan Record ID akan ditambahkan.
Sekarang, pindahkan ke baris pertama dengan menyeretnya.
Jika Anda kembali ke tabel komentar (Table - Comment), Anda akan melihat bahwa data ditampilkan dengan benar.
Jika Anda menambahkan komentar lagi, data juga akan masuk dengan benar.
Sekarang, kita akan melakukan pengaturan agar email dapat dikirim.
Pertama, buka Automations pada konsultasi.
Di sini, Anda dapat memilih banyak trigger, tetapi saya akan memilih 'When a record is created'. Kemudian, saya akan mengubah nilainya sehingga akan dijalankan ketika ada entri baru di 'Table - Comment'.
Selanjutnya, tambahkan pengiriman email.
Opsi Send mail yang diberikan secara default cocok untuk mengirim email ke administrator. Oleh karena itu, saya memilih Gmail sebagai metode pengiriman.
Jika Anda mengubah Konfigurasi dengan benar, email akan terkirim.