We leggen uit hoe u vanuit Airtable naar een andere tabel kunt verwijzen om het e-mailadres van een specifieke record op te halen. Hiervoor gebruiken we het RecordId-veld om de koppeling tussen tabellen te realiseren.
We gebruiken de Automatiseringen-functie om automatisch een melding per e-mail te verzenden naar het e-mailadres van de record die gekoppeld is aan de nieuwe reactie, wanneer er een nieuwe reactie wordt toegevoegd.
We laten zien hoe u de Gmail-verzendaan functie kunt gebruiken om e-mails naar specifieke gebruikers te versturen op basis van de gedefinieerde voorwaarden.
Deze inhoud is een vervolg op de onderstaande inhoud.
Deze keer willen we een e-mail sturen naar de persoon die de oorspronkelijke opmerking heeft geplaatst wanneer er een reactie op die opmerking wordt geplaatst.
Omdat de tabel waarin de opmerking wordt geplaatst en de tabel waarin de reactie wordt geplaatst verschillend zijn, is er een soort koppeling nodig. (Het zou handig zijn als er een vlookup (Excel) functie was.)
Elke tabel in Airtable heeft een unieke ID-waarde. We zullen die waarde gebruiken om waarden uit andere tabellen op te halen.
Klik met de rechtermuisknop op het veld RecordId en selecteer Bewerken.
Klik op Veld bewerken en selecteer Koppeling naar een andere record.
Selecteer de tabel waarin de opmerking wordt geplaatst (Tabel 1) en klik op Opslaan.
Selecteer in 'Lookup-veld toevoegen' de 'E-mail' die u wilt ophalen.
Nadat u hebt opgeslagen, kan de waarde van RecordId veranderen. Dit komt omdat de eerste rij van de gekoppelde tabel wordt opgehaald. Om dit op te lossen, zullen we de eerste rij van de eerste tabel wijzigen in Record ID.
Ga naar de eerste tabel (Tabel 1) en voeg een veld toe. Het veldtype is Formule. Voeg in het volgende vak de waarde record_id() toe.
Er wordt dan een veld toegevoegd waarin de Record ID wordt weergegeven.
Sleep nu de eerste rij naar de eerste positie.
Ga terug naar de tabel waarin de reacties worden geplaatst (Tabel - Reactie) en u zult zien dat het goed werkt.
Als u nog een reactie toevoegt, wordt deze ook correct verwerkt.
Nu gaan we de e-mail verzenden.
Ga eerst naar Automatiseringen in het menu van de tabel.
Hier kunt u uit veel triggers kiezen, maar ik kies voor 'Wanneer een record wordt aangemaakt'. En ik wijzig de instellingen zodat de automatisering wordt geactiveerd wanneer er een record wordt aangemaakt in 'Tabel - Reactie'.
Vervolgens voegen we de e-mailfunctie toe.
De standaardoptie 'E-mail verzenden' is meer geschikt om een e-mail naar de beheerder te sturen. Daarom heb ik gekozen voor 'Gmail verzenden'.
Na het aanpassen van de configuratie wordt de e-mail verzonden.