Bài viết giải thích cách tham chiếu đến các bảng khác của Airtable để lấy email của bản ghi cụ thể, sử dụng trường RecordId để thực hiện liên kết giữa các bảng.
Sử dụng tính năng Tự động hóa để tự động gửi email thông báo đến email của bản ghi được liên kết với bình luận mới khi có bình luận được tạo.
Minh họa cách sử dụng chức năng gửi email Gmail để gửi email đến người dùng cụ thể dựa trên các điều kiện đã được thiết lập.
Lần này, chúng ta sẽ cố gắng gửi email cho người đầu tiên đưa ra ý kiến khi có bình luận được thêm vào.
Bảng nơi ý kiến được đưa ra và bảng nơi bình luận được thêm vào là khác nhau, vì vậy cần thiết phải có một dạng kết nối nào đó. (Nếu có hàm vlookup trong Excel thì thật tiện lợi biết bao)
Trong Airtable, mỗi bảng đều có một giá trị ID duy nhất. Chúng ta sẽ sử dụng giá trị đó để lấy dữ liệu từ các bảng khác.
Nhấp chuột phải vào trường RecordId và chọn Edit.
Nhấn vào Edit field và chọn Link to another record.
Chọn bảng nơi ý kiến được đưa ra (Table 1) và nhấn Save.
Trong Add lookup field, hãy chọn 'Email' mà bạn muốn lấy.
Sau khi lưu, giá trị của RecordId có thể thay đổi. Lí do là vì nó lấy hàng đầu tiên của bảng được liên kết. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta sẽ thay đổi hàng đầu tiên của bảng đầu tiên thành Record ID.
Di chuyển đến bảng đầu tiên (Table 1) và thêm trường mới. Loại trường là Formula. Và nhập giá trị record_id() vào ô bên dưới.
Sau đó, một trường hiển thị Record ID sẽ được thêm vào.
Bây giờ, hãy kéo và thả để di chuyển đến hàng đầu tiên.
Quay trở lại bảng nhận bình luận (Table - Comment), bạn sẽ thấy nó hoạt động tốt.
Thêm bình luận khác, nó cũng sẽ hoạt động tốt.
Bây giờ, chúng ta sẽ thực hiện các bước để có thể gửi email.
Đầu tiên, hãy truy cập vào Automations trong phần Cài đặt.
Tại đây, bạn có thể chọn nhiều trigger khác nhau, nhưng tôi sẽ chọn 'When a record is created'. Và chỉnh sửa để nó hoạt động khi có một bản ghi mới được tạo trong 'Table - Comment'.
Tiếp theo, hãy thêm hành động gửi email.
Hành động Send mail mặc định được cung cấp là phù hợp hơn để gửi email cho quản trị viên. Vì vậy, tôi đã chọn Gmail để gửi email.
Cấu hình các tùy chọn phù hợp, email sẽ được gửi đi.